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Notre Service de Gestion immobilière fournit tous les services requis et
nécessaires aux opérations et au bon
maintien de votre immeuble ou de
votre propriété, tels que :
opérations journalières, service de
location et de perception des loyers,
budget et analyses, programmes de
maintenance et de prévention, suivi
et réparation des pannes
d’équipements, mise en place et
suivi des procédures, sécurité, plan
de contingence, et bien d’autres
encore.
Opérations d'immeubles ou de propriétés
- Un programme complet d'entretien
préventif sera également développé
afin de s’assurer que tout
l'entretien nécessaire soit fait de
façon régulière, y compris un
calendrier et un programme de
surveillance des réparations et
d'entretien, ainsi que la
vérification de tout travail
effectué afin d’assurer un service
de qualité inégalée.
- Fournir le support nécessaire au
personnel en place et inspecter les
équipements afin de s'assurer que le
projet soit continuellement contrôlé
de façon extrêmement professionnelle.
- Gérer les espaces communs, tels
que : promenades, ascenseurs et
toilettes.
- Obtenir tous les certificats,
licences et baux d’occupation ainsi
que toute la documentation relative
aux exigences d’inspection
gouvernementales.
- Coordonner tous déménagements,
entrées et sorties de locataires et
inscrire au calendrier et superviser
l’entretien et le nettoyage avant et
après déménagement et superviser
toutes les exigences d’occupation.
Opérations d'immeubles ou de propriétés
- Revoir les spécifications de
chacun des items ci-dessus avec le
propriétaire. Nous solliciterons
plusieurs soumissions pour chacun
des contrats, qu’il s’agisse
d’évaluer les résultats, d’accorder
ou d’administrer les sous-traitants
avec votre accord.
- Établir un système de gestion et
d’entrée de données, si nécessaire,
afin que les ingénieurs attitrés à
l’immeuble puissent suivre les
données telles que : température,
lectures d’équipement, maintenance
et calendrier de réparation. Ce
système devra également permettre
aux gestionnaires de gérer les
données, sur place ou à l’extérieur
de l’immeuble, et d’analyser de
façon efficace toutes les données de
l’immeuble et/ou de la propriété.
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Opérations d'immeubles ou de propriétés
- Assumer les responsabilités des
opérations quotidiennes reliées à la
propriété et demeurer disponible
pour des consultations avec le
client.
- Revoir les procédures requises
et nécessaires afin de faciliter les
opérations quotidiennes incluant :
situations d’urgence et plans de
contingence en cas d’intempéries
majeures, pannes d’électricité et
interruptions de services municipaux.
- Préparer le budget opérationnel
et son analyse pour satisfaire les
besoins du client.
- Développer, revoir, superviser,
mettre en place et faire le suivi
des politiques et règlements
relatifs à l’immeuble et à la
propriété.
- Établir et/ou revoir les
spécifications des services relatifs
à l’immeuble ou à la propriété, tels
que élévateurs, gestion de l'énergie,
aménagement paysager (intérieur et
extérieur), enlèvement de la neige,
administration du stationnement,
personnel rattaché au bâtiment,
services d'entretien et de nettoyage,
gestion et enlèvement des déchets et
d'autres services selon vos besoins.
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Gestion de construction
- Assembler et conserver tous les
documents concernant les garanties
de produits, d’équipements et de
main d’œuvre.
- Faire le suivi des inspections
de chantiers.
- Revoir et recommander la
conception et l’approbation des
plans de construction et/ou de
rénovation en vertu des plans de
l’architecte afin d’assurer la
conformité avec les normes de
construction et de sécurité
municipale, provinciale et fédérale
en vigueur.
Gestion de construction
Un service de Gestion de
Construction est également
disponible pour la réfection et la
rénovation d’espaces locatifs de vos
différents locateurs. Tous les travaux
sont soumissionnés de manière très
compétitive et les contrats ne sont
accordés qu’aux entreprises ayant une
vaste expérience et expertise dans ce
marché spécifique et très particulier.
Notre service de Gestion de
Construction inclut les
services suivants :
- Rencontre
avec le client afin d’établir leurs
buts et objectifs.
- Revoir les soumissions et choisir la meilleure firme ou entreprise pour
effectuer les travaux.
- Consulter le propriétaire et le
locataire pour approbation, et
discuter des méthodes et options
d’ingénierie alternatives.
- Coordonner le processus de
conception et de construction.
- Revoir les plans de
constructions.
- Superviser les travaux de
construction.
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Administration
- Percevoir rapidement tous les
paiements de loyers ou autres
revenus provenant de l’immeuble et/ou
de la propriété, incluant le
recouvrement des dépenses.
- Payer promptement toutes les
factures reliées au fonctionnement
normal des opérations de l’immeuble
et/ou de la propriété par le biais
d’un système comptable fiable et
régulièrement mis à jour.
- Fournir le "Flux de trésorerie"
après réserves au propriétaire.
- Maintenir un système de données,
journaux et comptes reliés à la
gestion de l’immeuble et/ou
propriété incluant copies des baux,
contrats de service et
correspondance générale.
- Déterminer et administrer tous
les abus, exagérations et/ou
intransigeances en accord avec les
termes des baux et les ententes de
locations.
Rapports mensuels des opérations
- Un Bilan de réconciliation
bancaire fournissant tous les
chèques en suspend et la différence
entre les livres et le solde du
compte bancaire.
- Nous nous ferons évidemment un
plaisir de personnaliser chacun de
ces rapports selon vos besoins.
- Nous vous aviserons de toutes
variations budgétaires et
discuterons avec vous de toutes
questions ou problématiques
concernant la gestion de votre
immeuble et/ou propriété par le
biais d’un mémo accompagnant nos
Relevés d’opérations.
Les formulaires RL-4 annuels
(relatifs aux taxes municipales et
scolaires annuelles) de tous les
locataires seront acheminés aux
locataires ainsi qu’au propriétaire de
l’immeuble et/ou de la propriété.
Rapports mensuels des opérations
- Le roulement des loyers de
chacun des locataires démontrant
leur loyer mensuel, superficie et
coût moyen annuel de superficie. Ce
rapport inclut également
l’augmentation de loyer de chaque
locataire et les dates de début et
fin de location. Les pourcentages
totaux occupés sont exprimés en
termes de montants et de
pieds/mètres carrés.
- Un rapport de locataires
occupants fournit une liste complète
des frais et paiements de chaque
occupant, ainsi que le détail de
leur « dépôt garanti ». Ce rapport
reflète les activités de chacun des
locataires sur une base mensuelle.
- Un registre de
vérification spécifiant les montants
payés et les dates. Ce rapport
inclut une validation du montant
payé, de la date du paiement, du
fournisseur/locataire, le numéro de
la facture et le code du compte de
dépense.
- Un rapport de Grand Journal
démontrant les balances du début et
de la fin, ainsi que toutes les
transactions enregistrées dans
chacun des comptes de la chartre de
comptes.
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Rapports mensuels des opérations
Nos rapports incluent tous les
détails des opérations mensuelles, ainsi
qu’une analyse claire des revenus, des
dépenses et du flux de trésorerie. Ces
rapports comprennent aussi toutes les
activités courantes, ainsi que le
cumulatif à ce jour. Les rapports
mensuels peuvent être personnalisés afin
d’inclure :
- Un rapport périodique
fournissant les activités de
crédit-bail des locataires et les
grandes lignes des opérations
concernant l’immeuble et/ou la
propriété.
- Un rapport de variances de l’état des résultats pour la période
courante et cumulative des revenus
et des dépenses versus la période
budgétée.
- Une projection 12 mois du flux
de trésorerie montrant les activités
actuelles cumulatives jusqu’à
aujourd’hui versus les prévisions
budgétées et/ou l’année fiscale
prévue.
- Un sommaire des activités de
flux de trésorerie des encaisses et
déboursements et du rapport net du
flux de trésorerie du début à la fin
du mois.
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